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旅行の幹事は大変!その心得とやること!

旅行は楽しいものですが、もし幹事になってしまったら大変です。

特に社員旅行など会社でお願いされるとなかなか断ることもできませんが、なにから手をつければよいのでしょう。

今回は一番大変そうな社員旅行にスポットを当てて幹事にとって大切なことを見ていきましょう。

旅行の幹事は大変!心得は?

旅行の幹事はみんなのお財布

まず幹事として大切な心得は自分がみんなのお財布であることです。

みんなまず旅行代金によって参加可否を決めるでしょう。

また旅行にトラブルはつきものです。

  • 移動手段が変更せざるを得ない
  • 酒代の出費

などなど当日は何があるか分かりませんが参加者たちもお金にはシビアです。

みんな予算を考えたうえで参加しているので、追加徴収にならないよう事前に予想されるトラブルを考えたうえで予算を発表し予備費を確保しましょう。

 

幹事が大変でも

またどんなに大変でも

  • 上の人を立てる
  • みんなが快適に過ごせる環境を作る

縁の下の力持ちであることを心得ておきましょう。

また旅行にはキャンセルもつきものです。

すべての準備に余裕をもって取り掛かりましょう。

旅行幹事のやることとは!?

旅行の幹事はなにから始めればよいかもわからないですよね。

時期と合わせながら確認しましょう。

 

1.社内調査(3か月前までに)

アンケート等を活用し社内の皆さんがどこに行きたいのかリサーチすることも大切ですが、アンケートの結果と伝えると皆それぞれ意見があったとしても仕方ないと幹事自身が次のステップへ進みやすくなります。

 

POINT!場所、値段、何がしたいかなど要望を言ってもらおう!

 

2.行き先、予算の決定(2~3か月)

旅行代理店を活用し、団体割引等なるべく安く良い旅行ができるようにしましょう。

旅行代理店に行くまでにアンケートを取った時点での参加しそうな人数をまとめるとよいでしょう。

検討中のことでもどんどん旅行代理店の方に話してみましょう。

一人では荷が重いそんな時には同期を巻き添えにするのも手ですよ!

「プランの内容」「予算」など集計結果を元に組んでいきましょう。

 

POINT!3か月前くらいには旅行代理店に相談にいくと良いです!

宿以外にも新幹線やバス、様々なキャンセル料金が発生するので1か月前くらいまでには余裕をもってプラン作成しましょう。

 

3.案内状(1か月前まで)

行き先・予算が決まれば皆への周知です。

1か月くらい前にはプランを作成し、発表しましょう。

旅行全体の大まかな流れを作成し、文章だけでなく予定場所のパンフレット等の掲示があればイメージもつきやすいです。

皆さん意外と気にしているのが食事です。

旅館でどんな食事が出るのか、シーズンに合わせた素敵な宴会ができるといいですね。

 

POINT!人数を絞り込みに入りましょう。

大幅に人数変更があればプランを変更せざるをえないこともありますので人数調整には敏感に、期限をしっかりと決めて参加可否を確認しましょう。

 

4.人数決定

最終人数を旅行代理店に伝え、詳細のプランを固めましょう。

またこのくらいの段階で参加者の中から宴会担当等任命しイベントを計画してもらうこともいいでしょう。

 

POINT!団体旅行保険等必要なことも旅行代理店にきちんと伝えておきましょう。

 

5.しおり作成(1か月前~)

旅行の内容が決定したら再度詳細を皆に周知です。

ここで幹事がやるべき重要なことが部屋割りや座席指定です。

大切なのは上座下座をきちんと把握しておくことです。

★部屋・・ホテルはエレベーターから一番遠い奥の部屋が上座

★バス・・運転席のすぐ後ろの席が上座

となっていますが、バスは後ろが一番盛り上がるので後ろがいいという方もいるかもしれません。

部屋は相部屋が発生するかもしれないので、その時は仲の良い同期同士にしてあげたり上司だけでなく参加者全員がなるべく楽しめるようにするのが、幹事の腕の見せ所です。

誰が仲が良いか、上司が盛り上がりたい人か静かにいたい人か、昨年の幹事に聞くなどリサーチするといいですね!

 

POINT!大人数をまとめるのは大変なのでしおりに細かく記すことで全員への周知を徹底できます!

 

後は当日までの微調整を怠らないように当日を心がけましょう。

担当者を割り振ったなら前日までに打合せをしておきましょう。

当日は自分の挨拶はもちろん、宴会等上司からの挨拶などきちんとお願いしましょう。

 

最後の最後まで

幹事の心得としてみんなのお財布だと初めに伝えました。

お金を管理し、その結果を報告するまでが管理です。

無事に旅行が終わっても気を抜かず最後の大仕事「会計報告」まで頑張りましょう。


ツアーに一人参加は気まずいの?気をつけることと相部屋だった場合の対応。

近年「おひとりさま」という言葉はどんどん浸透してきたけれど、旅行となると勇気がいりますね。

一人で旅行先を回るのも勇気がいるから添乗員さんがいたら少しは安心するけどツアーに一人で参加するてどうなの!?

そんな時に抑えておきたいポイントを紹介します。

ツアーに一人参加だと気まずい?

一人参加ってどうなの?

一人参加の方は意外います。

私もフランスやアメリカにツアーでいきましたが30代がいたり、学生一人参加がいたり皆女性でした。

そして一人でいると話かけやすいのか添乗員を交えてグループの人と話す機会が増えて意外と分け隔てなくみんなと会話していた記憶があります。

でも初めてひとりでツアーは・・と尻込みするなら最近では「おひとり様応援ツアー」というものもあるそうです。

なかでもおすすめはクラブツーリズムの「ひとりだけど独りじゃないひとり旅」という参加者全員が一人旅で添乗員付き、さらに一人一部屋確約されているので安心して予約できますよね。

これは初めての一人旅にはもってこいのツアーだと思います。

国内・海外ともにあるようなのでこれは要チェックです!ただすべてのツアーがこのように至れり尽くせりではありません。

 

気をつけることや覚悟しておいた方がいいことは?

添乗員の必要性、安全性には要注意です。

国内もしくは海外ツアーでも土地勘もあり言葉に困らない場所なら添乗員がいなくとも自由時間を満喫できるでしょう。

一方注意したいのは初めて行く海外です。

治安レベルも知らない、言葉も通じないという場合だと一人旅は危険も伴います。

特にヨーロッパはスリも多いので若い女性一人となるとターゲットにされやすいです。

なにかトラブルに巻き込まれた時、添乗員もいない、言葉も通じない、そんな状況でも打破できますか?

またツアーは安くするためにホテルがアクセスが悪かったり郊外だったりということもよくあります。

一人でその道を帰ってこられるか。安心して旅行に行ける環境が整っているのか確認することは大切です。

 

旅行の目的は何かで考えてみるといい

一度の旅行で観光名所は複数行きたいけど全部を回るとなると結構な時間がかかります。

一か所の時間も添乗員さんが時間配分してくれることで見どころを押さえて効率的に回れます。

それは国内海外問わず言えることでしょう。

旅行の目的をはっきりしたうえで

  • 添乗員が必要か
  • 目的地の治安はどうか、そのツアー内容で安全は守れるか

事前に確認したうえで自分に合ったツアーを見つけることをお勧めします

 

食事は覚悟しておいた方がいい

どれほど下調べをしても参加してみないと分からないところも多いと思いますが、皆さんあげている覚悟しておいたほうがいいことは食事です。

一人テーブルを用意してくれるツアーはないのでどこかのグループに入らなければならないようです。

初めましての相手でも気さくに話ができるといいですね。

ツアーに一人参加で相部屋だった場合は?

ツアーによれば相部屋もあります。

皆さんが気になった点をまとめてみました。

年齢

相部屋だからと必ず同世代ということもないようです。

年齢的な問題で年上が先に使うなど強制してくる方もいるようです。

アイテム

寝る時間も人によって違いますし、いびきや寝言、色々な問題があるようです。

耳栓やアイマスクは必須アイテムのようです。

水回り

洗面所、シャワー、自分が使った後は必ず綺麗にしましょう。

相部屋は気をつかいますね。

盗難

相部屋になっても見ず知らずの方です。

貴重品の管理は自身でしっかりおこないましょう。

 

素敵な旅にするにはおもいやりをもって

一人でツアーに参加するとなると入念に準備しますよね。

一人で参加していますが他にも参加者がいることを忘れないでください。

相部屋にしろ、食事にしろ、相手を思いやることで他の参加者と仲良くなれたり困った時に助けてもらえたりします。

ほんの少し相手のことを考えながらツアーに参加してみてはどうでしょうか。