旅行の幹事は大変!その心得とやること!

旅行は楽しいものですが、もし幹事になってしまったら大変です。

特に社員旅行など会社でお願いされるとなかなか断ることもできませんが、なにから手をつければよいのでしょう。

今回は一番大変そうな社員旅行にスポットを当てて幹事にとって大切なことを見ていきましょう。

旅行の幹事は大変!心得は?

旅行の幹事はみんなのお財布

まず幹事として大切な心得は自分がみんなのお財布であることです。

みんなまず旅行代金によって参加可否を決めるでしょう。

また旅行にトラブルはつきものです。

  • 移動手段が変更せざるを得ない
  • 酒代の出費

などなど当日は何があるか分かりませんが参加者たちもお金にはシビアです。

みんな予算を考えたうえで参加しているので、追加徴収にならないよう事前に予想されるトラブルを考えたうえで予算を発表し予備費を確保しましょう。

幹事が大変でも

またどんなに大変でも

  • 上の人を立てる
  • みんなが快適に過ごせる環境を作る

縁の下の力持ちであることを心得ておきましょう。

また旅行にはキャンセルもつきものです。

すべての準備に余裕をもって取り掛かりましょう。

旅行幹事のやることとは!?

旅行の幹事はなにから始めればよいかもわからないですよね。

時期と合わせながら確認しましょう。

1.社内調査(3か月前までに)

アンケート等を活用し社内の皆さんがどこに行きたいのかリサーチすることも大切ですが、アンケートの結果と伝えると皆それぞれ意見があったとしても仕方ないと幹事自身が次のステップへ進みやすくなります。

POINT!場所、値段、何がしたいかなど要望を言ってもらおう!

2.行き先、予算の決定(2~3か月)

旅行代理店を活用し、団体割引等なるべく安く良い旅行ができるようにしましょう。

旅行代理店に行くまでにアンケートを取った時点での参加しそうな人数をまとめるとよいでしょう。

検討中のことでもどんどん旅行代理店の方に話してみましょう。

一人では荷が重いそんな時には同期を巻き添えにするのも手ですよ!

「プランの内容」「予算」など集計結果を元に組んでいきましょう。

POINT!3か月前くらいには旅行代理店に相談にいくと良いです!

宿以外にも新幹線やバス、様々なキャンセル料金が発生するので1か月前くらいまでには余裕をもってプラン作成しましょう。

3.案内状(1か月前まで)

行き先・予算が決まれば皆への周知です。

1か月くらい前にはプランを作成し、発表しましょう。

旅行全体の大まかな流れを作成し、文章だけでなく予定場所のパンフレット等の掲示があればイメージもつきやすいです。

皆さん意外と気にしているのが食事です。

旅館でどんな食事が出るのか、シーズンに合わせた素敵な宴会ができるといいですね。

POINT!人数を絞り込みに入りましょう。

大幅に人数変更があればプランを変更せざるをえないこともありますので人数調整には敏感に、期限をしっかりと決めて参加可否を確認しましょう。

4.人数決定

最終人数を旅行代理店に伝え、詳細のプランを固めましょう。

またこのくらいの段階で参加者の中から宴会担当等任命しイベントを計画してもらうこともいいでしょう。

POINT!団体旅行保険等必要なことも旅行代理店にきちんと伝えておきましょう。

5.しおり作成(1か月前~)

旅行の内容が決定したら再度詳細を皆に周知です。

ここで幹事がやるべき重要なことが部屋割りや座席指定です。

大切なのは上座下座をきちんと把握しておくことです。

★部屋・・ホテルはエレベーターから一番遠い奥の部屋が上座

★バス・・運転席のすぐ後ろの席が上座

となっていますが、バスは後ろが一番盛り上がるので後ろがいいという方もいるかもしれません。

部屋は相部屋が発生するかもしれないので、その時は仲の良い同期同士にしてあげたり上司だけでなく参加者全員がなるべく楽しめるようにするのが、幹事の腕の見せ所です。

誰が仲が良いか、上司が盛り上がりたい人か静かにいたい人か、昨年の幹事に聞くなどリサーチするといいですね!

POINT!大人数をまとめるのは大変なのでしおりに細かく記すことで全員への周知を徹底できます!

後は当日までの微調整を怠らないように当日を心がけましょう。

担当者を割り振ったなら前日までに打合せをしておきましょう。

当日は自分の挨拶はもちろん、宴会等上司からの挨拶などきちんとお願いしましょう。

最後の最後まで

幹事の心得としてみんなのお財布だと初めに伝えました。

お金を管理し、その結果を報告するまでが管理です。

無事に旅行が終わっても気を抜かず最後の大仕事「会計報告」まで頑張りましょう。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする